智能排版 综合应用 WPS也可以


说起排版,我们往往首先会想到文字段落设置、插入图片、表格等操作。但是,当资料来自外部各处时,排版过程中可能会存在一些棘手问题,例如版面容易出错、不宜调整等都是常事。内容格式混乱的文档排版,有时比全新编排一篇文章更费事,但对于图文摘编的排版任务,却无法避免这些问题,因为我们总不能将需要的内容重新输入一遍。其实,如果善于使用WPS智能排版技术,其中的许多问题都非常容易解决。

1. 整体智能排版与局部智能排版

如果经常引用网上的一些资料,对于引用的网文,即便是通过选择性粘贴过滤掉排版格式,或通过记事本中转,过滤掉非文字排版控制符号,版面仍然可能会出现错乱之处。这其中有多余的空格作怪,或段首跳格设置不正确,还有的是回车或换行、空行或空段多余等。所有这些都会造成版面的不规范,若用手动分别处理,即便是成批替换也会非常费时费力。利用WPS的智能文字排版工具,巧妙使用整体智能排版与局部智能排版相结合,可解决文章排版格式自动化整理问题。

整体智能统揽 自动解决大多数格式不规范问题

如图1所示的文章是从网页上复制过来的三段文字,可以看出每段文字的缩进很不规范,且段落中存在多余的空格,段尾也存在多余空白(图1)。

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由于文字段落中格式方面存在的问题不止是一种,因此一一处理比较繁琐。这时,点击WPS文字的“开始→文字工具”,然后在文字工具下拉列表中选择“智能格式整理”命令,随后会自动对文章中存在的常见格式类错误进行自动纠正,纠正结果如图2所示。由图可见,其中多数不规范问题得到了解决,但仍然遗留有未解决的问题(图2)。

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局部智能补充 针对性解决某方面的格式不规范

如果整体智能排版不能一次性完美解决,那么,剩下的问题可以针对性地局部解决。例如,在剩余的段落中出现了多余的换行符未解决,则可以在选中要处理的段落后,执行“文字工具→删除换行符”命令,这样就可以一次性解决换行符多余的问题。其他遗留问题也可以如此逐一解决。

2. 多类型多余空格同时出现的处理

从外部拷入到WPS版面中的文字若出现多余的空白区域,外观上感觉只是一些没有文字的空白区。但是,这些空白的区域却不一定都是按下空格键所产生的空格字符。表面上的“空格”,其实情况可能比较复杂。

“空格”的类型有哪几种?

视觉上的“空格”有多种类型。在半角输入状态下按下空格键,会产生半角的空格。而当将汉字输入法的半角状态切换到全角状态之后(图3),按下空格键所产生的空格为全角空格,占据两个半角字符的宽度。此外,一些不可显示的控制字符表现出来的也是空白的状态。

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如果文章中同时出现了如上所述的复杂空格的组合,那么使用普通的成批替换,就很难一次性消除文章中的空格,具体表现出来的就是空格不能处理干净的现象。这时,可以使用WPS文字工具中的“删除空格”命令来统一处理。该命令所处理的既不是单一的半角空格,也不是单一的全角空格或空白控制符号,而是对这些可能存在的视觉上的空格符号进行一次性替换,这相当于用查找替换功能进行多次不同类型空格的替换,因此要比手动多次替换效率高。

3. 缩进与空格混杂造成的版面混乱

与空格类似,段落缩进在版面形式上也呈现为空白的区域。因此,你很难判断一个段落的前面多余的空白区域到底是由多敲击或复制了空格造成的,还是由多余的缩进符号造成的,除非通过设置将控制符号也显示出来。

在这种情况下,如果仅使用上述介绍的“删除空格”命令,就很难一次性解决段首空白区域的问题。空格被删除掉之后,还会留下因缩进多余而造成的空白区域。

如果文章中同时存在段首空格、段首多余缩进等“空白”符号。那么,我们可以采取分步进行的方法来解决。首先,使用“文字工具→删除空格”命令或“删除段首空格”命令,将段首多余的空格一并处理掉;然后再执行“文字工具→段落首行缩进2字符”,将每段首行空白执行规范化处理(图4)。

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4. 用两种方法处理文章空段的问题

自然段之间如果保持与普通行距一样的距离,视觉上就会感觉版面很拥挤。这时,不少人利用在每段后加一个回车换行的动作,增加一个空白行来拉大自然段之间的距离。其实正规的做法应该是在段落设置中设置段间距,即段前或段后距离(图5)。大批的段落间距设置可以使用设置好一段后用格式刷复制的方法,也可以在选中多段要处理的文字之后,进行段落间距段前段后距离的设置。

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如果只希望让各段落之间快速保持一行高度的间距,那么,使用WPS文字智能排版命令“文字工具→增加空段”,就可以一次性添加段落间的空白行。反之,如果是从外部灌入文本之后,发现在段与段之间空白行太多,则可以使用“文字工具→删除空段”命令,将段落之间的空白行一次性去除(图6)。而后用同样的方法再行添加单一空白行。

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5. 多级自动标题如何实现不同风格

标题或自动样式会延续前面的内容进行逐级设置或顺序自动排列。如果希望在不同的段落或页面中出现不同风格的标题或自动样式内容,可使用插入节的方式,让节前或节后的内容分别应用其自己的一套自动标题或样式(图7)。这样,就会形成不同风格的标题或自动格式样式。

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小技巧:

智能排版虽然可完成成批多余元素的一次性替换,但有时也可能会将一些有用的分成也处理掉。这时,我们可以用查找替换功能来弥补。例如,当其中有些是不希望智能排版功能自动过滤掉的内容时,可先采用特殊替换的方法将这些成分替换为一种很特殊的字符串先留下,然后再使用智能排版。待智能排版完毕之后,再将这些特殊标志的字串替换成自己想要的内容。


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